Проведите день в любом офисе, и вы увидите множество различных стилей общения, присутствующих на рабочем месте. Некоторые люди любят придерживаться фактов и цифр, другие ― спрашивать о вашем последнем семейном отдыхе. Глаза одних закрываются, если вы начинаете с погружения в мелкие детали, другие паникуют, если вы не начинаете проект в оговоренные сроки.
В данной статье мы постараемся помочь вам разобраться в основных стилях общения на рабочем месте, в их сильных и слабых сторонах, и поговорим о том, как вести себя с их носителями.
Типы общих деловых коммуникаций
Понимание того, как мы общаемся, важно для определения рабочих областей, требующих улучшения, и для эффективной совместной работы с коллегами. Поймите, что слова ― это лишь малая часть того, как мы ежедневно общаемся с нашими партнерами. Много информации, которую мы передаем, отражается не только посредством речи, но и в действиях, невербальных сигналах и поведении во время общения.
Разделяют следующие типы общих деловых коммуникаций.
- Вербальная коммуникация включает разговоры, которые мы проводим с глазу на глаз в офисе или на встрече, а также во время телефонного общения. Использование устного личного общения может помочь устранить недоразумения. Акцент на сосредоточении внимания друг на друге помогает развить чувство ценности и важности.
- Невербальная коммуникация ― это ваш язык тела и мимика. Они играют важную роль в том, насколько эффективно или неэффективно вы общаетесь в коллективе. Понимание того, как передать свои мысли, подкрепляя их правильными невербальными коммуникационными сигналами, важно для того, чтобы донести до собеседника необходимую, неискаженную информацию.
- Письменная и электронная связь. На рабочем месте, в зависимости от профессии в день мы можем отправлять не одно письмо. В письменном общении получатели корреспонденции обычно не только считывают указанную в нем информацию, а также «читают между строк» выискивая скрытый смысл. Понимание того, как писать ясно и кратко, важно в деловой обстановке.
Стили общения на рабочем месте
Стиль общения человека сильно зависит от его личности и профессии. Изучение стиля, который вы используете, может быть полезным инструментом для повышения производительности на работе.
Существует четыре общих стиля общения:
- аналитический;
- интуитивный;
- функциональный;
- персональный;
Каждый из ниъ имеет свои сильные и слабые стороны. Когда вы хотите занять ответственную должность в отделе, важно подумать о текущей динамике общения на вашем рабочем месте и оценить, с кем будет работаться комфортно и продуктивно, а кого следует исключить для создания более сбалансированной команды.
Аналитический стиль общения
Люди, которые используют для общения аналитический стиль, предпочитают работать с данными и фактами, думать обо всем в числах, и не любят смешивать личные чувства с профессиональной жизнью.
Недостаточно сказать, что вчера был продуктивный день, таким людям нужны подтверждающие факты, например, какой был процент продаж, сколько обработали материала, какие сделки заключили и т. д. Аналитические коммуникаторы часто встречаются среди высшего руководства.
Предлагаем вашему вниманию несколько основных рекомендаций для общения с аналитическими коммуникаторами.
- Используйте цифры для увеличения вашего рейтинга в глазах руководства. В то время как другие стили допускают общие знания о деятельности компании, приблизительные показатели эффективности, то аналитические коммуникаторы предпочитают точные факты. Только обладая ими, вы сможете проявить себя в их глазах, как профессионал своего дела.
- Используйте логику вместо эмоций. Аналитические коммуникаторы всегда предпочитают людей способных мыслить логически, чтобы выразить адекватную, обдуманную точку зрения. Основные деловые решения с данной группой должны включать в себя неопровержимые факты, а не предположения.
- Отсутствие разговоров. Аналитические коммуникаторы, как правило, не лучшие собеседники на личном уровне. Для эффективного общения ограничьте разговоры на личные и семейные темы, а главный акцент делайте на рабочих моментах.
Негативной стороной аналитики является то, что люди часто воспринимают коммуникаторов такого типа как недоступных и холодных личностей, поскольку привлечение эмоций на работе может сделать их раздражительными или несосредоточенными. По этой причине им тяжело работать с персональными коммуникаторами.
Интуитивно понятный стиль общения
Носителям интуитивно понятного стиля общения нравится общая картина, они не будут увязать в деталях и сразу же приступают к поиску решения. Им не нужна подача информации в идеальном линейном порядке, но вместо этого они предпочитают широкий обзор, который позволяет легко перейти прямо к конечной точке. Одним из больших преимуществ данного стиля общения является то, что такие люди общаются быстро и точно. Они не заходят в тупик, нуждаясь в слишком большом количестве деталей, к тому же они хорошо мыслят масштабно.
Несколько основных рекомендаций для общения с людьми, которые используют интуитивно понятный стиль общения.
- Краткие и прямые инструкции. Интуитивно понятные коммуникаторы имеют широкий кругозор, поэтому если вы даете им сразу много заданий различной тематики, им будет сложно сконцентрироваться и дать четкий ответ на каждое из них. Всю новую информацию и детали давайте им порционно или опишите в письменном виде.
- Интуитивные коммуникаторы обычно предпочитают визуальные эффекты. Таким людям нравится, когда идеи, которые они обсуждают, визуализируются. Для общения используйте схемы, макеты, рисунки и т.д.
- Большие идеи приходят от интуитивных коммуникаторов. Если вам нужно придумать новый подход к решению возникших проблем или же идея создания нового проекта, то с этой задачей следует обращаться именно к людям с интуитивно понятным стилем общения. «Мозговой штурм» ― их конек.
- Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы. Люди такого типа сразу же хватаются за общую картину и игнорируют детали, поэтому часто во время работы задают уточняющие вопросы.
Иногда бизнес требует обработки тонких граней и деталей, особенно когда речь идет о финансах, что может стать проблемой для интуитивно понятных коммуникаторов. Такой тип хорошо сочетается с функциональным коммуникатором, который отлично работает на систематической основе. Однако зачастую это партнерство бывает трудным для успеха, потому что технические подходы функционала, как правило, вызывают внутренний конфликт у интуитивного коммуникатора.
Функциональный стиль общения
Функциональные коммуникаторы предпочитают сосредотачиваться на процессе в целом. Чтобы ничего не пропустить они всегда смогут выделить время для составления пошагового плана реализации проекта.
Если вы хотите общаться в функциональном стиле или работать с людьми, которые его выбрали, помните о следующих фактах, чтобы адаптировать ваше общение к их стилю для получения эффективного результата.
- Полный пошаговый план. Перед тем как начать сотрудничество по любому проекту с такими людьми перед первой встречей подготовьте максимально подробный план предстоящей работы. Такие люди хотят сразу же знать свои обязанности, сроки выполнения и другую информацию необходимую для полного понимания того, с чем им предстоит работать.
- Ожидайте того, что функциональные коммуникаторы попросят озвучить детали, даже если вы находитесь на «мозговом штурме» и не имеете конкретного представления о будущем проекте.
- Обратная связь играет большую роль. Практикуйте «активное слушание», повторяя сказанное и задавая дополнительные вопросы.
Негативная сторона функционального коммуникатора заключается в том, что он четко придерживается намеченного плана и расстраивается, когда процесс становится неорганизованным. Эта ситуация может его на некоторое время выбить с колеи.
Персональный стиль общения
И наконец последний стиль общения на рабочем месте ― это персональный. Такие люди ценят отношения и эмоциональную связь, во время работы они заботятся о человеке, с которым взаимодействует. Это прекрасный слушатель, отличный дипломат, и часто может помочь сгладить проблемы, которые возникают при общении с представителем более жесткого стиля.
Персональных коммуникаторов, часто называют «клеем», который объединяет команду. Они строят прочные отношения и рассматривают общение как шанс узнать человека, а не способ продвинуться по карьерной лестнице.
Как адекватно взаимодействовать с персональным коммуникатором?
- Говорите лично, когда это возможно. Персональные коммуникаторы хотят знать ваше мнение, что вы думаете и чувствуете, и меньше всего заботятся о деталях. Общение через электронную почту может стать для них отягощающим обстоятельством.
- Поделитесь своими чувствами. Люди, обладающие данным стилем общения, чувствуют себя комфортнее, когда знают, как вы себя чувствуете. Не бойтесь дать им прямой ответ относительно того, как вы относитесь к проекту или теме.
Негативной стороной персонального стиля общения является то, что некоторые люди плохо реагируют на открытость или эмоциональность со стороны коллег. Обычно это касается аналитика, но бывают случаи, когда и представители других стилей испытывают дискомфорт от общения с персональным коммуникатором.
Когда вы смешиваете работу с эмоциями, это может нарушить динамику рабочего процесса, поэтому всегда обращайте внимание на то, какой стиль общения у ваших сотрудников.
Большинство рабочих мест представляют собой смешанный пакет аналитических, интуитивно понятных, функциональных и личных коммуникаторов. Психологи утверждают, что одним из наиболее эффективных методов обработки этой дисперсии является идентификация. Это включает в себя сначала определение вашего собственного стиля общения, а затем определение стиля общения вашей аудитории.
Независимо от того, с кем вы взаимодействуете ― это может быть ваш начальник, ваша проектная команда, клиент или весь персонал ― оценка того, как они лучше всего воспринимают информацию, и адаптация взаимодействия к этому является эффективным способом передачи информации в правильной неискаженном виде.