Проведіть день в будь-якому офісі, й ви побачите безліч різних стилів спілкування, присутніх на робочому місці. Деякі люди люблять дотримуватися фактів і цифр, інші ― питати про ваш останній сімейний відпочинок. Очі одних закриваються, якщо ви починаєте з занурення в дрібні деталі, інші панікують, якщо ви не починаєте проєкт в обумовлені терміни.
В цій статті ми постараємося допомогти вам розібратися в основних стилях спілкування на робочому місці, в їх сильних і слабких сторонах, і поговоримо про те, як поводитися з їх носіями.
Типи загальних ділових комунікацій
Розуміння того, як ми спілкуємося, важливе для визначення робочих областей, які потребують поліпшення, і для ефективної спільної роботи з колегами. Зрозумійте, що слова ― це лише мала частина того, як ми щодня спілкуємося з нашими партнерами. Багато інформації, яку ми передаємо, відбивається не тільки за допомогою мови, а й у діях, невербальних сигналах і поведінці під час спілкування.
Виділяють такі типи загальних ділових комунікацій:
- Вербальна комунікація охоплює розмови, які ми проводимо віч-на-віч в офісі чи на зустрічі, а також під час телефонного спілкування. Використання усного особистого спілкування може допомогти усунути непорозуміння. Акцент на зосередженні уваги один на одному допомагає розвинути почуття цінності й важливості.
- Невербальна комунікація ― це ваша мова тіла й міміка. Вони грають важливу роль у тому, наскільки ефективно чи неефективно ви спілкуєтеся в колективі. Розуміння того, як передати свої думки, підкріплюючи їх правильними невербальними комунікаційними сигналами, важливо для того, щоб донести до співрозмовника необхідну, неспотворену інформацію.
- Письмовий та електронний зв’язок. На робочому місці, залежно від професії, в день ми можемо надсилати не один лист. У письмовому спілкуванні отримувачі кореспонденції зазвичай не тільки зчитують зазначену в ньому інформацію, а також «читають між рядків» вишукуючи прихований сенс. Розуміння того, як писати ясно та коротко, важливе при ділових обставинах.
Стилі спілкування на робочому місці
Стиль спілкування людини сильно залежить від його особистості й професії. Вивчення стилю, який ви використовуєте, може бути корисним інструментом для підвищення продуктивності на роботі.
Існує чотири загальні стилі спілкування:
- аналітичний;
- інтуїтивний;
- функціональний;
- персональний;
Кожен з них має свої сильні та слабкі сторони. Коли ви хочете зайняти відповідальну посаду в відділі, важливо подумати про поточну динаміку спілкування на вашому робочому місці й оцінити, з ким працюватиметься комфортно та продуктивно, а кого слід виключити для створення більш збалансованої команди.
Аналітичний стиль спілкування
Люди, які використовують для спілкування аналітичний стиль, вважають за краще працювати з даними та фактами, думати про все в числах, і не люблять змішувати особисті почуття з професійним життям.
Недостатньо сказати, що вчора був продуктивний день, таким людям потрібні факти, що це підтверджують, наприклад, який був відсоток продажів, скільки обробили матеріалу, які угоди уклали й т. д. Аналітичні комунікатори часто зустрічаються серед вищого керівництва.
Пропонуємо вашій увазі кілька основних рекомендацій для спілкування з аналітичними комунікаторами:
- Використовуйте цифри для збільшення вашого рейтингу в очах керівництва. Тоді як інші стилі допускають загальні знання про діяльність компанії, приблизні показники ефективності, то аналітичні комунікатори воліють точні факти. Тільки володіючи ними, ви зможете проявити себе в їхніх очах, як професіонал своєї справи.
- Використовуйте логіку замість емоцій. Аналітичні комунікатори завжди вважають кращими людей, здатних мислити логічно, щоб висловити адекватну, продуману точку зору. Основні ділові рішення з цією групою повинні передбачати незаперечні факти, а не припущення.
- Відсутність розмов. Аналітичні комунікатори, як правило, не найкращі співрозмовники на особистому рівні. Для ефективного спілкування обмежте розмови на особисті та сімейні теми, а головний акцент робіть на робочих моментах.
Негативною стороною аналітики є те, що люди часто сприймають комунікаторів такого типу як недоступних і холодних особистостей, оскільки залучення емоцій на роботі може зробити їх дратівливими чи розосередженими. Власне тому їм важко працювати з персональними комунікаторами.
Інтуїтивно зрозумілий стиль спілкування
Носіям інтуїтивно зрозумілого стилю спілкування подобається загальна картина, вони не будуть грузнути в деталях і відразу ж приступають до пошуку рішення. Їм не потрібна подача інформації в ідеальному лінійному порядку, але замість цього вони вважають за краще широкий огляд, який дозволяє легко перейти прямо до кінцевої точки. Однією зі значних переваг цього стилю спілкування є те, що такі люди спілкуються швидко й точно. Вони не заходять у глухий кут, потребуючи в занадто великої кількості деталей, до того ж вони добре мислять масштабно.
Кілька основних рекомендацій для спілкування з людьми, які використовують інтуїтивно зрозумілий стиль спілкування.
- Короткі та прямі інструкції. Інтуїтивно зрозумілі комунікатори мають широкий кругозір, тому якщо ви даєте їм відразу багато завдань різної тематики, їм буде складно сконцентруватися й дати чітку відповідь на кожне з них. Всю нову інформацію й деталі давайте їм порційно або опишіть у письмовому вигляді.
- Інтуїтивні комунікатори зазвичай воліють візуальні ефекти. Таким людям подобається, коли ідеї, які вони обговорюють, візуалізуються. Для спілкування використовуйте схеми, макети, малюнки й т.д.
- Великі ідеї приходять від інтуїтивних комунікаторів. Якщо вам потрібно придумати новий підхід до розв’язання проблем, що постали, або ж ідея створення нового проєкту, то з цим завданням слід звертатися саме до людей з інтуїтивно зрозумілим стилем спілкування. «Мозковий штурм» ― їх коник.
- Будьте готові відповісти на додаткові питання. Люди такого типу відразу ж хапаються за загальну картину й ігнорують деталі, тому часто під час роботи ставлять уточнювальні питання.
Іноді бізнес вимагає обробки тонких граней і деталей, особливо коли мова йде про фінанси, що може стати проблемою для інтуїтивно зрозумілих комунікаторів. Такий тип добре поєднується з функціональним комунікатором, який відмінно працює на систематичній основі. Однак найчастіше це партнерство буває важким для успіху, тому що технічні підходи функціоналу, як правило, викликають внутрішній конфлікт в інтуїтивного комунікатора.
Функціональний стиль спілкування
Функціональні комунікатори воліють зосереджуватися на процесі в цілому. Щоб нічого не пропустити вони завжди зможуть виділити час для складання покрокового плану реалізації проєкту.
Якщо ви хочете спілкуватися у функціональному стилі або працювати з людьми, які його обрали, пам’ятайте про наступні факти, щоб адаптувати ваше спілкування до їх стилю для отримання ефективного результату.
- Повний покроковий план. Перед тим як почати співпрацю з будь-якого проєкту з такими людьми перед першою зустріччю підготуйте максимально детальний план майбутньої роботи. Такі люди хочуть відразу ж знати свої обов’язки, терміни виконання та іншу інформацію необхідну для повного розуміння того, з чим їм доведеться працювати.
- Чекайте того, що функціональні комунікатори попросять озвучити деталі, навіть якщо ви перебуваєте на «мозковому штурмі» й не маєте конкретного уявлення про майбутній проєкт.
- Зворотний зв’язок відіграє велику роль. Практикуйте «активне слухання», повторюючи сказане та ставлячи додаткові питання.
Негативна сторона функціонального комунікатора полягає в тому, що він чітко дотримується наміченого плану й засмучується, коли процес стає неорганізованим. Ця ситуація на певний час може вибити його з колії.
Персональний стиль спілкування
І нарешті останній стиль спілкування на робочому місці ― це персональний. Такі люди цінують відносини й емоційний зв’язок, під час роботи вони дбають про людину, з якою взаємодіють. Це прекрасний слухач, відмінний дипломат, і часто може допомогти згладити проблеми, які виникають при спілкуванні з представником більш жорсткого стилю.
Персональних комунікаторів, часто називають «клеєм», який об’єднує команду. Вони будують міцні відносини та розглядають спілкування як шанс пізнати людину, а не спосіб просунутися кар’єрними сходами.
Як адекватно взаємодіяти з персональним комунікатором?
- Говоріть особисто, коли це можливо. Персональні комунікатори хочуть знати вашу думку, що ви думаєте та відчуваєте, та найменше піклуються про деталі. Спілкування через електронну пошту може стати для них обтяжливою обставиною.
- Поділіться своїми почуттями. Люди, що володіють цим стилем спілкування, почуваються комфортніше, коли знають, як почуваєтеся ви. Не бійтеся дати їм пряму відповідь щодо того, як ви ставитеся до проєкту чи теми.
Негативною стороною персонального стилю спілкування є те, що деякі люди погано реагують на відкритість чи емоційність з боку колег. Зазвичай це стосується аналітика, але бувають випадки, коли й представники інших стилів відчувають дискомфорт від спілкування з персональним комунікатором.
Коли ви змішуєте роботу з емоціями, це може порушити динаміку робочого процесу, тому завжди звертайте увагу на те, який стиль спілкування у ваших співробітників.
Більшість робочих місць є змішаний пакет аналітичних, інтуїтивно зрозумілих, функціональних і особистих комунікаторів. Психологи стверджують, що одним з найбільш ефективних методів обробки цієї дисперсії є ідентифікація. Тобто, це спочатку визначення вашого власного стилю спілкування, а потім визначення стилю спілкування вашої аудиторії.
Незалежно від того, з ким ви взаємодієте ― це може бути ваш начальник, ваша проєктна команда, клієнт або весь персонал ― оцінка того, як вони краще сприймають інформацію, й адаптація взаємодії до цього є ефективним способом передачі інформації у правильному неспотвореному вигляді.